Die E-Rechnung ist Pflicht – 2026 ist Dein Entscheidungsjahr

Seit Anfang 2025 musst Du E-Rechnungen empfangen. Ab 2027 gilt im B2B ein klarer Schnitt: Fast alle Unternehmen müssen – bis auf wenige Ausnahmen – E-Rechnungen auch ausstellen. 2026 ist Dein Übergangsjahr, um Software und Prozesse rechtssicher umzustellen und den Betrieb ruhig weiterzuführen.

  • E-Rechnungen ausstellen: Ab 2027 müssen fast alle Unternehmen auf elektronische Rechnungen umstellen; Papier und einfache PDFs entfallen.
  • Systeme umstellen und testen: 2026 nutzen, um Prozesse zu prüfen und Mitarbeitende vorzubereiten.
  • Format wählen und technisch umsetzen: XRechnung oder ZUGFeRD auswählen und technisch korrekt einrichten.
  • Risiken vermeiden: Wer zu spät reagiert, riskiert Ablehnungen, Verzögerungen und rechtliche Folgen.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft Dich, wenn Dein Unternehmen seinen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland hat und Du Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen erhältst oder an diese ausstellst. Es geht damit um Rechnungen zwischen Unternehmen innerhalb Deutschlands.

Ausgenommen – Bestimmte Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen. Dazu gehören:

  • Privatkunden (B2C): Rechnungen an Privatpersonen oder Endverbraucher sind ausgenommen. 
  • Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto sind ausgenommen.
  • Auslandsrechnungen: Rechnungen an Kunden mit Sitz im Ausland sind nicht betroffen.
  • Steuerfreie Umsätze: Rechnungen für ausschließlich umsatzsteuerfreie Leistungen, etwa bestimmte medizinische Leistungen oder Wertpapiergeschäfte, sind ausgenommen.
  • Fahrausweise: Diese werden weiterhin wie Kleinbetragsrechnungen behandelt. 
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⚠️ Hinweis: Als Kleinunternehmer bist Du zwar von der Ausstellungspflicht befreit, musst aber E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Mehr dazu

Dein Zeitplan im Überblick

Icon eines Kalenders, daneben steht die Zahl 2025

Seit 1. Januar 2025

Seit dem 1. Januar 2025 musst Du als B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers darfst Du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € bleibt die Papierform zulässig.

Icon eines Kalenders, daneben steht die Zahl 2027

Ab 1. Januar 2027

Ab dem 1. Januar 2027 darfst Du Papier- und PDF-Rechnungen nur noch mit Zustimmung des Rechnungsempfängers versenden, wenn Dein Vorjahresumsatz weniger als 800.000 € beträgt.

Icon eines Kalenders, daneben steht die Zahl 2028

Ab 1. Januar 2028

Ab dem 1. Januar 2028 musst Du als B2B-Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.

Was ist eine E-Rechnung – und warum ist sie für Dich mehr als nur ein PDF?

Eine E-Rechnung ist für Dich keine einfache digitale Rechnung, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Datensatzformat. Die EU-Norm EN 16931 legt das Format fest und nutzt XML als Standard. So lassen sich Rechnungen automatisch verarbeiten, ohne dass Du Daten manuell eingeben musst.

Diese Merkmale einer E-Rechnung solltest Du kennen:

  • Strukturierte, maschinenlesbare Daten bereitstellen.

  • Alle gesetzlichen Vorgaben für die Buchführung erfüllen.

  • Anerkannte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD verwenden.

  • PDF mit eingebetteten XML-Daten als E-Rechnung nutzen (z. B. ZUGFeRD).

Kompakt erklärt: XRechnung und ZUGFeRD

Zwei akzeptierte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
Was unterscheidet sie? Eine kurze Übersicht klärt das für Dich:

Icon mit einer XRechnung

XRechnung

XRechnung ist ein rein maschinenlesbares, standardisiertes XML-Format. Damit kannst Du Rechnungen strukturiert und automatisiert in digitale Buchhaltungsprozesse einlesen und weiterverarbeiten.

Icon einer ZUGFeRD-Rechnung

ZUGFeRD-Rechnung

ZUGFeRD-Rechnung kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einer menschenlesbaren PDF-Datei. Damit kannst Du Rechnungen digital oder manuell verarbeiten.

Welche Vorteile bringen E-Rechnungen Dir?

Welche Vorteile bringen E-Rechnungen Dir?

E-Rechnungen sind mehr als eine Pflicht. Sie machen Deine Buchhaltung schneller, übersichtlicher und einfacher. Prozesse laufen automatisch. Zahlungen kommen früher. Papierchaos entfällt.

Das sind Deine Vorteile.

  • Zahlungen beschleunigen: Rechnungen digital versenden und Zahlungen schneller erhalten.

  • Zeit sparen: Automatisierte Abläufe reduzieren manuellen Aufwand.

  • Kosten senken: Wegfall von Papier und Porto verringert Ausgaben.

  • Fehler reduzieren: Einheitliche Daten sichern die Verarbeitung.

  • Archivierung vereinfachen: Dokumente digital und GoBD-konform ablegen und jederzeit auffinden.

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Beispiel: So viel Geld sparst Du durch die Umstellung

E-Rechnungen reduzieren Materialkosten für Porto und Papier und verringern den Aufwand bei der Bearbeitung. So ergeben sich durchschnittliche Kosten pro Rechnung:

  • Papierrechnung: 11,10 EUR
  • E-Rechnung: 4,50 EUR

Das ergibt eine Ersparnis von 6,60 EUR pro Rechnung. Bei 1.500 Rechnungen im Jahr sparst Du so nahezu 10.000 EUR und verbesserst Deine Bilanz.

Diese Pflichtangaben gehören in Deine E-Rechnung

Diese Pflichtangaben gehören in Deine E-Rechnung

E-Rechnungen enthalten die gleichen Angaben wie klassische Rechnungen – etwa Name und Anschrift, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Ausstellungsdatum.

Die E-Rechnungsverordnung (§ 5 ERechV) verlangt zusätzlich:

  • Bankverbindung für die Zahlung

  • Zahlungsbedingungen (Fristen & Modalitäten)

  • E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

  • Buyer Reference (z. B. Kundennummer oder Leitweg-ID)

So werden Deine Rechnungen elektronisch verarbeitet und rechtssicher übermittelt.

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Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen?

Eine Rechnung, die nicht alle vorgeschriebenen Angaben enthält, gilt als formell fehlerhaft und kann vom Empfänger abgelehnt werden. Das kann bei Dir zu Zahlungsverzögerungen oder rechtlichen Problemen führen. Gerade im B2B- und öffentlichen Bereich ist es wichtig, dass Du alle Angaben korrekt und vollständig machst, damit Du Zahlungsausfälle und Strafen vermeidest.

Gut zu wissen: orgaMAX Buchhaltung erinnert Dich an fehlende Angaben und sorgt dafür, dass Deine E-Rechnungen vollständig sind.

Die Pflicht erfüllen: So erstellst, empfängst und verarbeitest Du E-Rechnungen rechtskonform

Die Pflicht erfüllen: So erstellst, empfängst und verarbeitest Du E-Rechnungen rechtskonform

Die neue Pflicht bringt neue Anforderungen. Mit orgaMAX erstellst, empfängst und verarbeitest Du E-Rechnungen rechtskonform.

Die Softwarelösung bringt Dir klare Vorteile.

  • Rechtssicher arbeiten: Vorgaben werden automatisch erfüllt.

  • Fehler vermeiden: Automatische Prüfungen reduzieren manuelle Fehler.

  • Effizient umstellen: Schnelle Abläufe und einfache Integration erleichtern den Umstieg.

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orgaMAX ist Deine Lösung für alle Rechnungen

Mit orgaMAX wird die E-Rechnungspflicht für Dich zur Aufgabe, die sich weitgehend von selbst erledigt.

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Die Allrounder-Software:

Die Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe aus Handel, E-Commerce, produzierendem Gewerbe und Einzelhandel.

  • Auf PC, Server oder in der Cloud installieren
  • DATEV-Export durchführen, UStVA, EÜR und UStE erstellen sowie Pendelordner nutzen
  • Anlagenverzeichnis anlegen und verwalten für umfangreichere Buchhaltung

In der neuesten Version unterstützt orgaMAX ERP E-Rechnungen umfassend. Du kannst XRechnungen erstellen und als Eingangsrechnungen verarbeiten. Die Verarbeitung erfolgt gesetzeskonform.

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Das Programm für Deine Buchhaltung:

Das ist ideal für Dich, wenn Du Gründer, Solo-Selbstständige, Dienstleister oder ein kleines Unternehmen bist.

  • Direkt im Browser arbeiten oder per App nutzen
  • DATEV-Buchungsdatendienste und UStVA verarbeiten
  • Belege automatisch erkennen lassen und Texterkennung einsetzen

Mit orgaMAX erstellst, verarbeitest und versendest Du E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format. Jede Rechnung, die Du als PDF versendest, enthält die XML-Daten im ZUGFeRD-Format.

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Kundenstimmen

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Kundenstimme Michael Krakow
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Corinna über orgaMAX
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Kundenstimme Andre M
FAQ

Deine Fragen zur E-Rechnung

Ein PDF ist keine E-Rechnung. Zwar wird ein PDF digital erstellt, doch es enthält keine maschinenlesbaren, strukturierten XML-Daten. Deshalb kannst Du PDF-Rechnungen nicht automatisch weiterverarbeiten und sie erfüllen nicht die Anforderungen der EN 16931 für E-Rechnungen.

Mit Standardprogrammen wie Excel oder Word kannst Du keine rechtskonformen E-Rechnungen erstellen, da diese die erforderlichen maschinenlesbaren Formate nicht unterstützen. Mit orgaMAX kannst Du E-Rechnungen gemäß XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und exportieren. Daher solltest Du ein geeignetes Rechnungsprogramm nutzen, zum Beispiel orgaMAX Buchhaltung oder orgaMAX EPR.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Datenformat für elektronische Rechnungen. Mit ZUGFeRD tauscht Du Rechnungen als PDF-Datei aus, die zusätzlich strukturierte, maschinenlesbare Daten im XML-Format enthalten. Du kannst die Dateien sowohl maschinell verarbeiten als auch selbst lesen.

XRechnung ist ein standardisiertes XML-Datenformat für elektronische Rechnungen, das für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) in Deutschland entwickelt wurde. Das Format erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931. Du kannst Rechnungen im XRechnung-Format nur mit entsprechender Rechnungssoftware verarbeiten, da das Format für Maschinenlesbarkeit ausgelegt ist.

Die Wahl des richtigen Formats hängt von Deinen Geschäftspartnern und deren Anforderungen ab:

  • XRechnung nutzen: Standard für öffentliche Auftraggeber und bei B2G-Transaktionen oft verpflichtend.
  • ZUGFeRD nutzen: Im B2B-Bereich verbreitet; kombiniert maschinenlesbare Daten mit einer menschenlesbaren Ansicht.
  • Beide Formate erstellen: Mit orgaMAX bleibst Du flexibel.

Kläre vorab mit Deinen Geschäftspartnern, welches Format bevorzugt wird, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.

Du musst E-Rechnungen genauso lange aufbewahren wie herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen. Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt 10 Jahre.

Wenn Du nach Ablauf der Übergangsfristen weiterhin keine E-Rechnungen ausstellst, riskierst Du schwerwiegende Konsequenzen. Dazu gehören:

  • Empfindliche Bußgelder bei Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben riskieren.
  • Zahlungsverzögerungen durch zurückgewiesene Rechnungen verursachen, die Deinen Zahlungsfluss stören.
  • Steuerliche Probleme bei Prüfungen durch fehlerhafte Rechnungen verursachen.

Eine frühzeitige Vorbereitung schützt Dich vor diesen Risiken und sorgt für reibungslose Abläufe.

Für Dich bedeutet das: Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur Standardrechnungen. Sie gilt auch für andere Rechnungsarten, die Du in geschäftlichen Transaktionen ausstellst. Dazu gehören:

  • Korrekturrechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausstellen.
  • Teil- und Abschlagsrechnungen als rechtlich wirksame Rechnungen behandeln und entsprechend übermitteln.
  • Stornorechnungen denselben Anforderungen wie die ursprünglichen Rechnungen unterwerfen.

Bei B2C-Rechnungen (Privatkunden) kannst Du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden.

Nicht sofort für alle, aber die Umstellung läuft bereits:

  • Mit Zustimmung des Empfängers dürfen Papier- oder PDF-Rechnungen vorerst weiter genutzt werden, wenn Dein Vorjahresumsatz unter 800.000 € liegt.

  • Im B2C-Bereich (Privatkunden) gilt die Pflicht nicht.

  • Ab 2027 wird die elektronische Rechnung für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € verpflichtend.

  • Ab 2028 müssen nahezu alle Unternehmen elektronische Rechnungen ausstellen, mit wenigen Ausnahmen wie Kleinunternehmern.

Fazit: Wenn Du jetzt umstellst, arbeitest Du rechtssicher, sparst Aufwand und bist für die nächsten Schritte gut vorbereitet.

Die Einführung einer Lösung für E-Rechnungen erfordert eine Investition, bleibt aber überschaubar und zahlt sich langfristig aus. Automatisierte Prozesse sparen Dir Zeit und gleichen die Investition über die Zeit aus. orgaMAX ist intuitiv gestaltet, sodass Du Dich zügig und unkompliziert einarbeiten kannst.

Unpersönliche Callcenter gibt es bei uns nicht:
Unsere Mitarbeitenden in Detmold sind auf allen Kanälen für Dich erreichbar.

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