E-Rechnung: Pflicht ab 2027.
Zeit, das Thema zu verstehen.

Nein, eine PDF-Rechnung gilt nach der aktuellen gesetzlichen Definition nicht als E-Rechnung. Zwar wird sie elektronisch versendet, sie enthält jedoch keine strukturierten und maschinenlesbaren Daten, die von Buchhaltungs- oder ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden können.

Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland werden dafür vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD genutzt.

Während eine PDF-Rechnung von Menschen gelesen werden kann, ermöglicht eine E-Rechnung die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten. Das reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler bei der Erfassung.

Damit eine Rechnung als E-Rechnung anerkannt wird, muss sie bestimmte technische und gesetzliche Anforderungen erfüllen. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die ein einheitliches Format für den elektronischen Rechnungsaustausch vorgibt.

Eine E-Rechnung muss:

• in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen
• die Anforderungen der Norm EN 16931 erfüllen
• alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten
• elektronisch übermittelt werden können
• revisionssicher archiviert werden

In Deutschland haben sich insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD etabliert. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten.

Unternehmen müssen außerdem sicherstellen, dass empfangene und versendete E-Rechnungen GoBD-konform gespeichert und während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert archiviert werden.

Die meisten Probleme entstehen nicht durch das Format selbst, sondern durch fehlerhafte Inhalte oder unzureichende Prozesse.

Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• fehlende Pflichtangaben auf der Rechnung
• Verwendung eines nicht zulässigen Formats
• fehlerhafte oder unvollständige XML-Daten
• falsche Umsatzsteuerangaben
• fehlende Leitweg-ID oder Buyer Reference bei öffentlichen Auftraggebern
• nicht GoBD-konforme Archivierung
• Versand einer PDF-Datei, obwohl eine E-Rechnung erforderlich wäre

Diese Fehler können dazu führen, dass Rechnungen abgelehnt werden, Zahlungen verzögert eingehen oder zusätzlicher Verwaltungsaufwand entsteht. Eine E-Rechnungssoftware hilft dabei, viele dieser Fehler automatisch zu vermeiden.

Für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen empfiehlt sich eine Software, die die gesetzlichen Anforderungen bereits berücksichtigt und die erforderlichen Formate unterstützt.

Eine gute E-Rechnungssoftware sollte:

• XRechnung und ZUGFeRD unterstützen
• Pflichtangaben automatisch prüfen
• E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
• eine GoBD-konforme Archivierung ermöglichen
• bestehende Buchhaltungsprozesse unterstützen

Dadurch lassen sich viele Arbeitsschritte automatisieren und Fehler vermeiden. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Mit orgaMAX erstellst, versendest, empfängst und archivierst Du E-Rechnungen rechtskonform. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD werden unterstützt, sodass Du die gesetzlichen Anforderungen einfach in Deinen Arbeitsalltag integrieren kannst.

Kleine und mittlere Unternehmen benötigen meist keine komplexen Speziallösungen. Wichtig ist vielmehr eine Software, die E-Rechnungen einfach in den bestehenden Arbeitsalltag integriert.

Für KMU sollte eine E-Rechnungssoftware vor allem:

• einfach zu bedienen sein
• XRechnung und ZUGFeRD unterstützen
• Rechnungen erstellen und empfangen können
• Belege und Buchhaltung zentral verwalten
• mit dem Unternehmen mitwachsen können

Besonders sinnvoll sind Lösungen, die neben der E-Rechnung auch weitere kaufmännische Aufgaben wie Buchhaltung, Belegverwaltung oder Mahnwesen abdecken. So müssen Unternehmen nicht mehrere Systeme parallel nutzen.

Mit orgaMAX Buchhaltung und orgaMAX ERP stehen KMU zwei Lösungen zur Verfügung, die E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format unterstützen und gleichzeitig weitere kaufmännische Prozesse zentral abbilden.

E-Rechnungen müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vollständig, unverändert und jederzeit nachvollziehbar gespeichert werden. Dabei gelten die gleichen Grundsätze wie für andere steuerrelevante Dokumente.

Wichtig ist, dass sowohl die Rechnung selbst als auch die dazugehörigen strukturierten Daten erhalten bleiben. Ein Ausdruck der Rechnung reicht nicht aus.

Bei der Archivierung sollten Unternehmen darauf achten, dass:

• die Originaldatei unverändert gespeichert wird
• Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden
• die Rechnung jederzeit lesbar und verfügbar bleibt
• die Anforderungen der GoBD erfüllt werden

Eine geeignete Archivierungslösung unterstützt dabei, diese Vorgaben automatisiert einzuhalten.

E-Rechnungen müssen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Während der gesamten Aufbewahrungsfrist muss die Rechnung:

• vollständig erhalten bleiben
• jederzeit verfügbar sein
• maschinell ausgewertet werden können
• unverändert archiviert werden

Die Archivierung darf daher nicht nur als Ausdruck oder Screenshot erfolgen. Entscheidend ist die Aufbewahrung der ursprünglichen elektronischen Datei.

Grundsätzlich können Rechnungen zwar mit Word oder Excel erstellt werden. Die Programme erzeugen jedoch keine E-Rechnungen im rechtlichen Sinn.

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen. Word- oder Excel-Dateien erfüllen diese Anforderungen nicht.

Wer Rechnungen ausschließlich mit Word oder Excel erstellt, benötigt zusätzliche Lösungen, um daraus eine gesetzeskonforme E-Rechnung zu erzeugen. In vielen Fällen ist eine E-Rechnungssoftware deshalb der einfachere und sicherere Weg.

Die Kosten hängen von den bestehenden Prozessen und der eingesetzten Software ab. Viele Unternehmen verfügen bereits über Systeme, die E-Rechnungen unterstützen oder sich mit überschaubarem Aufwand erweitern lassen.

Mögliche Kostenfaktoren sind:

• Einführung oder Umstellung einer Software
• Anpassung bestehender Prozesse
• Schulung von Mitarbeitenden
• technische Integration in vorhandene Systeme

Dem gegenüber stehen häufig Einsparungen durch automatisierte Abläufe, geringere Bearbeitungskosten sowie den Wegfall von Papier-, Druck- und Portokosten. Für viele Unternehmen amortisiert sich die Umstellung daher bereits nach kurzer Zeit.